Private informationer om kunder vil oftest være persondata. Persondata er enhver form for information, der gør det muligt at identificere en fysisk person – enten ud fra den enkelte information eller i kombination med anden information.
Hvis du indsamler og opbevarer persondata, må du ikke indsamle og opbevare flere oplysninger, end hvad der er nødvendigt for dit arbejde.
Du må fx gerne notere, at et produkt kan leveres bag carporten hos kundens nabo. Du må til gengæld ikke notere oplysninger om en kundes familiære forhold (fx kundens børns navne og alder) for at opbygge et mere personligt forhold til kunden – medmindre kunden har givet sit samtykke til det.
Du må heller ikke notere personoplysninger, hvis du ikke har noget at bruge dem til nu, men bare forventer at de kan bruges senere.
Du skal slette eller anonymisere personoplysningerne, når de ikke længere er nødvendige for dit arbejde.
Som dataansvarlig skal du også være opmærksom på at beskytte personoplysninger mod uautoriseret eller ulovlig behandling og mod hændeligt tab, tilintetgørelse eller beskadigelse. Det kræver en professionel, struktureret og systematisk tilgang til opgaven.
Der findes en række standarder og vejledninger, som kan hjælpe dig med at løfte den opgave.
Du kan læse mere om beskyttelse af personoplysninger hos Datatilsynet.
Du kan læse mere om opbevaring af data i pkt. 5.5 i Datatilsynets informationspjece om databeskyttelsesforordningen.